Bekijk de ruimte zoals je die gaat gebruiken
Vraag of je de zaal kunt zien met de tafels en stoelen erin. Een lege ruimte lijkt groot, maar na een eettafel, jassen en apparatuur kan de vrije plek flink kleiner zijn. Zoek een plek voor dansen, een plek voor eten en een rustig zitgedeelte.
Laat de looproute naar deur en toilet vrij. Check of kinderen gemakkelijk van de tafel naar de dansplek kunnen zonder langs kabels of apparatuur te lopen. Vraag bij twijfel om een eenvoudige plattegrond met afmetingen. Een foto vanaf de ingang helpt de aanbieder ook om mee te denken.
Welke tijd huur je precies?
De feesttijd is niet hetzelfde als de huurtijd. Je wilt vóór de gasten naar binnen om klaar te zetten. Na afloop moeten spullen en versiering weer weg. Vraag daarom wanneer je de sleutel krijgt en wanneer de zaal leeg moet zijn.
Maak een tijdlijn met vier momenten: toegang voor de organisatie, aankomst van de kinderen, ophalen en vertrek na opruimen. Boek je een DiscoShow, stem opbouw en afbouw af voordat je die tijdlijn vastlegt.
Bespreek muziek concreet
Vraag of versterkte muziek is toegestaan en welke afspraken daarbij horen. Heeft een andere groep tegelijk les in de kamer ernaast? Is er een geluidsbegrenzing? Mag de DJ eigen apparatuur meenemen? Laat de locatie en aanbieder rechtstreeks afstemmen als je de technische vraag niet kunt beantwoorden.
Ga niet af op de zin ‘feestjes zijn toegestaan’. Een knutselmiddag en een dansfeest gebruiken de ruimte anders. Beschrijf wat je wilt doen, hoeveel gasten er komen en welke leeftijden je verwacht. Zo krijg je een antwoord dat past bij jouw plan.
Gebruik deze vragen bij je rondleiding
- Welke tafels en stoelen mogen we verplaatsen, en moeten ze terug op dezelfde plek?
- Mogen we zelf eten en drinken meenemen?
- Waar hangen jassen en waar ontvangen we ouders?
- Welke ingang gebruikt de DJ voor het laden en lossen?
- Welke schoonmaak hoort bij de huur en wat doen we zelf?
- Bij wie kunnen we terecht als er op de dag zelf iets niet werkt?
Vraag ook naar de bereikbaarheid en toegankelijkheid die jullie gasten nodig hebben. Een drempel, trap of toilet op een andere verdieping zie je op een sfeerfoto niet altijd.
Vergelijk het complete plaatje
Zet bij elke zaal dezelfde onderdelen naast elkaar: beschikbare tijden, bruikbare ruimte, meubilair, consumptieafspraken en bijkomende kosten. Kies niet alleen op de laagste kale huurprijs. Een zaal waar alles al staat, kan een andere voorbereiding vragen dan een lege ruimte.
Noteer afspraken in één overzicht en laat de locatie bevestigen wat je gebruikt. Maak daarna pas de uitnodiging. Dan hoef je later geen adres of eindtijd te wijzigen.
Past een DiscoShow in deze zaal?
Stuur de afmetingen, foto's van de opstelling en de muziekafspraken mee bij je aanvraag bij Kinderdisco.nl. Bekijk vooraf wat de DiscoShow inhoudt. Zoek je nog een programma voor de hele middag, dan helpt het draaiboek voor een kidsdisco je om ontvangst, eten en ophalen rond de show te plannen.
